В любой даже небольшой организации быстро скапливается множество бумаг. Всевозможные счета, бухгалтерские документы, разные отчеты запрещено выбрасывать, поскольку существует строго регламентированная процедура уничтожения, за нарушение которой грозит наказание вплоть до штрафа или уголовной ответственности. Но если период хранения документации истек, то необходимо ее ликвидировать, причем с учетом установленных правил.
Правила уничтожения документов
Порядок и сроки хранения документации закреплены законодательством, также предусмотрены конкретные этапы уничтожения документов:
- Формирование экспертной комиссии. Одному человеку очень сложно справиться с таким большим объемом документации, поэтому рекомендуется назначать для проведения экспертизы комиссию как минимум из 3 человек. Руководитель компании должен подготовить приказ о создании комиссии с указанием ее состава, периодом работы и всеми прочими важными для организации сведениями. После этого комиссия может приступать к работе.
- Проведение экспертизы документации. Стоит понимать, что все документы имеют разные сроки хранения. К примеру, первичные бухгалтерские и финансовые документы должны храниться на предприятии не менее 5 лет после завершения отчетного года. Документы налогового учета — в течение 4 лет. Кадровая документация, касающаяся личного состава, должна храниться в архиве не менее 50 лет со дня их оформления. Поэтому на основании критериев ценности комиссия будет определять, какую конкретно документацию уже пора отправлять в архив, а какую еще нет. Такая проверка ценности документов должна проводиться ежегодно.
- Подготовка акта. По итогу экспертизы должен быть оформлен акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит дальнейшему хранению. В акте должна быть указана абсолютно вся документация. После этого все члены комиссии, а также руководитель компании должны подписать готовый акт.
- Утилизация бумаг. Небольшая компания с минимальным набором документации сможет воспользоваться обычным шредером. Но на крупных организациях невозможно с данной задачей справиться силами сотрудников. В этом случае необходимо обращаться за помощью в специализированную компанию, которая занимается данным вопросом.
При этом рекомендуется подготовить документацию к уничтожению, а именно:
- изъять все документы из места хранения;
- освободить бумаги от скрепок и прочих видов соединений;
- упаковать документацию для облегчения транспортировки к месту уничтожения.
Организация, занимающаяся уничтожением документов, имеет шредеры разного уровня секретности, топки для сжигания больших объемов бумаг. Акт об утилизации с указанием конкретного списка документов составляет организация-подрядчик.
Также существуют определенные требования по утилизации архива документов, содержащих персональные данные сотрудников и со специальными грифами «секретные».
Для ликвидации такой документации необходимо:
- сформировать отдельный акт;
- проводить уничтожение в зоне, где нет доступа посторонним лицам;
- предпочтительный способ ликвидации в данном случае — это сжигание.
Обращайтесь в компанию «Апрель», которая занимается сбором макулатуры, архивной документации, сможет при крупных объемах бумаги организовать доставку собственными силами при помощи личного автотранспорта. Для уточнения любой интересующей информации звоните менеджерам по указанным на сайте телефонам, также вы можете посмотреть прайс лист.
